Hemos llegado a aceptar que los datos son el elemento vital de una empresa, es decir, si se gestionan, almacenan, analizan y sintetizan correctamente. De hecho, el volumen total de datos superará los 160 zettabytes, o 1021 bytes, para 2025. En este artículo te explicamos cómo un gestor documental ayuda a mantener la organización de una empresa.
No es suficiente tener acceso a los documentos o conjuntos de datos correctos. Deben gestionarse adecuadamente para ofrecer valor y, en última instancia, impulsar los resultados de una empresa. Ahí es donde entran en juego los sistemas de gestión de documentos.
Organizaciones como organizaciones sin fines de lucro, instituciones académicas, hospitales y otras pequeñas y grandes empresas dependen de volúmenes masivos de información y conjuntos de datos para tomar decisiones comerciales de manera efectiva, mejorar la conectividad, evaluar productos y mercados, y realizar transacciones con partes interesadas y clientes.
Como resultado, necesitan almacenar, administrar, rastrear, recuperar y compartir estratégicamente documentos digitales como PDF, archivos de Microsoft Word e imágenes digitales.
Los sistemas de gestión de documentos proporcionan un centro único y automatizado para organizar estos diferentes formatos de documentos esenciales en el lugar de trabajo moderno y convertir documentos en papel.
A menudo confundido con un sistema de gestión de contenido, un DMS se considera en gran medida como un componente de un sistema de gestión de contenido empresarial que también incluye gestión de activos digitales, sistemas de flujo de trabajo, imágenes de documentos y soluciones de gestión de registros. Las mejores plataformas basadas en la nube ofrecen mayor seguridad de red, gobernanza, control de versiones y colaboración para las empresas interesadas en modernizar sus sistemas de gestión de documentos.
A diferencia de los sistemas heredados tradicionales que consumen mucho tiempo y que carecen de flexibilidad, aumentan los riesgos de seguridad y, a menudo, son incompatibles con las nuevas tecnologías como el cuadro de mando rrhh, estos sistemas sin papel son particularmente ventajosos para las empresas que buscan expandir sus objetivos comerciales digitales y automatizar procesos. Por ejemplo, al modernizar la forma en que los equipos de cuentas por pagar de todas las industrias administran sus solicitudes, facturas, órdenes de compra, recibos y contratos de proveedores, estas soluciones de DMS han empoderado a los profesionales de AP para operar dentro de un entorno digital totalmente automatizado y eficiente.
Contenido
Beneficios de un Sistema de Gestión de Documentos
Si estás investigando sistemas de control de documentos para una industria altamente regulada, existe una gran posibilidad de que el cumplimiento sea una preocupación principal. Si bien el riesgo regulatorio reducido es un beneficio principal del software de control de documentos (DCS), está lejos de ser el único resultado positivo posible. La solución correcta puede mejorar la seguridad de la información, aumentar la transparencia, reducir los riesgos de continuidad del negocio y ofrecer otros beneficios.
Reduce costes
A medida que el coste del papel continúa disparándose, los costes operativos relacionados con el uso de una solución basada en papel también aumentan constantemente. Un sistema de gestión de documentos electrónicos puede reducir drásticamente los costes relacionados con documentos mal archivados o perdidos, infracciones reglamentarias, desperdicio de papel y otros recursos y errores comunes de ingreso de datos.
Mejora el flujo de trabajo
Evita los puntos débiles asociados con los flujos de trabajo inconexos mediante la digitalización de documentos de misión crítica dentro de un DMS que funciona con inteligencia artificial y OCR. Al digitalizar los documentos y moverlos a un flujo de trabajo electrónico para ser revisados, aprobados y almacenados en un DMS automatizado, tu organización también puede:
- Establecer control de acceso
- Mantener registros de auditoría detallados para los requisitos de cumplimiento y realice un seguimiento de la actividad del usuario
- Administrar un repositorio de documentos
- Agilizar los procesos para ahorrar tiempo
Mejor colaboración
Ya sea que tu equipo comparta un espacio de oficina o trabaje de forma remota, un DMS y un software de rrhh basado en la nube hace que compartir y colaborar en varios documentos y procesos sea mucho más fácil que las soluciones de administración de documentos tradicionales. Con un programa de gestor de documentos, los documentos electrónicos se pueden compartir como un enlace seguro, por lo que colaborar solo requiere un clic. Un DMS también puede crear registros de auditoría que documenten quién realizó una edición y cuándo. Además, con la captura de correo electrónico integrada, cualquier correspondencia relacionada con un documento compartido se rastrea y se puede ver.
Reduce el espacio de almacenamiento
Elimina la necesidad de costosos archivadores, cajas, contenedores de almacenamiento y escritorios de gran tamaño mediante la adopción de un gestor de documentos moderno que almacena documentos en la nube y administra un flujo de trabajo automatizado y sin papel.
La recuperación del valioso espacio físico no solo crea espacio para soluciones organizativas alternativas, sino que también ahorra dinero que se asigna mejor a la mejora de la eficiencia empresarial.
