El actual volumen de ficheros que debe gestionar una empresa es elevado y va en aumento, por lo que es imprescindible disponer de herramientas de software adecuadas para la gestión: un gestor documental.
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La gestión de la empresa sin papel basada en la digitalización documental
Un software gestor documental permite convertir una oficina clásica, basada en el manejo de papel, en una oficina sin papel con toda la documentación digitalizada y clasificada. Las ventajas del uso de este tipo de software frente al papel de toda la vida son múltiples.
Para las empresas es de gran importancia tener un sistema que les permita gestionar, almacenar y archivar toda la información que van generando, de manera que puedan localizar cualquier documento y evitar que se extravíe información vital para su funcionamiento.
Entre otras ventajas de estos tipos de software podemos encontrar la posibilidad de tener un historial de cambios de cada documento y de realizar copias de seguridad de todo el contenido documental de la empresa.
Por otro lado, un gestor documental permite ordenar y agrupar por categorías personalizadas todos los documentos, permitiendo así la realización de búsquedas, simples o complejas, de información en todo el archivo digital en cuestión de segundos.
El uso de un software de gestión documental también ofrece una ventaja fundamental; la posibilidad de trabajar con dicho software desde cualquier punto del planeta a través de internet. Por tanto, hace viable el teletrabajo sincronizado con cualquier miembro del equipo.
Gestores documentales especializados: la eficiencia en la empresa
Actualmente, las empresas gestionan mucha documentación sobre materias distintas, como la Prevención de Riesgos Laborales, cuya ley es de obligado cumplimiento. Para ello, es de gran utilidad el uso de un software de gestión documental especializado que ayude a mantener actualizada la documentación.
Entre las diversas funciones del gestor documental, existen algunas específicas para la ayuda al cumplimiento de PRL (Prevención de Riesgos Laborales). Esta gestión requiere del manejo de un gran volumen de archivos, muchos de ellos de estructura específica obligada por dicha ley.
Un ejemplo común en este tipo de casos son las checklist de documentos que nos permitirán elaborar toda la documentación más rápidamente y con la seguridad de que los ficheros permanezcan perfectamente clasificados, digitalizados y compartidos.
Sin embargo, no todos los gestores documentales permiten la automatización de este sistema de ficheros en lo referente a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. La gran mayoría solamente hace las funciones de banco de almacenaje.
Un ejemplo de gestión documental: VITRAdoc
VITRAdoc es un software de gestión documental en la nube, de ayuda para el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL). Al ser un software basado en la nube, permite el trabajo sincronizado y seguro para que el desarrollo del mismo sea más productivo.
Este software nace de la experiencia de sus creadores, que a lo largo de toda su vida profesional han sido conscientes de la importancia de trabajar con una buena herramienta de gestión documental.
Una de las principales fortalezas de este gestor es la clasificación automática de archivos, así como los registros. Además, posee un sistema de aviso inteligente mediante correo electrónico de las caducidades de los archivos almacenados.
Si a la experiencia del desarrollo de software de gestión documental añadimos la experiencia adquirida lo largo del tiempo en la prevención de riesgos laborales, tenemos un software perfectamente diseñado y desarrollado para las necesidades de las empresas.
La seguridad se hace imprescindible dado que estamos hablando de gestión de ficheros sensibles para la empresa en la nube. VITRAdoc trabaja con servidores redundantes con copia diaria que permite ofrecer la nube en alta disponibilidad las 24 horas, 365 días al año.
Características de VITRAdoc
La plataforma de VITRAdoc es web. Los trabajadores acceden mediante un usuario y contraseña, tanto desde un ordenador como desde dispositivos móviles. Además, todas las comunicaciones son cifradas con las técnicas modernas de encriptación SSL y AES 256.
Una de las grandes ventajas de la plataforma web, es que el usuario no se descarga el documento, sino que lo edita desde la misma web, por lo que se ahorra tiempo y volumen de datos potencialmente facturables desde conexiones móviles.
VITRAdoc dispone de avisos automáticos que informa a los trabajadores de las caducidades de los archivos guardados mediante el envío de un correo electrónico. Este sistema de control desatendido evita errores.
En cuanto a la gestión de usuarios, el gestor documental VITRAdoc permite añadir usuarios con diferentes niveles de permisos para la gestión de documentos. Para que el trabajo con el programa de gestión no sólo dependa de una única persona.
Sin duda, la digitalización documental de una empresa es imprescindible para su seguridad y productividad. Con el gestor documental VITRAdoc, además de gestionar su documentación digital, puedes disfrutar de una especialización en la gestión propia de la Prevención de Riesgos Laborales.
