La oficina de una empresa debe estar equipada con una serie de materiales, herramientas y equipamiento tecnológico que asegure una adecuada productividad del equipo de trabajo. La mayoría de las funciones diarias de una oficina requieren materiales y herramientas específicas.
Ciertamente, la tecnología ha causado cambios importantes en la forma de trabajar, pero, en líneas generales, hay procesos que se mantienen con muy pocos cambios, por lo cual existen materiales que siguen siendo imprescindibles.
Tal es el caso de los sobres y otros artículos de papelería. Para las empresas, será siempre importante contar con el material de oficina adecuado, sobre todo cuando se trabaja con correspondencia que va a manos de clientes y proveedores.
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Importancia de los sobres en la oficina
A pesar de la transformación tecnológica que ha protagonizado la industria, ciertos procesos permanecen inamovibles.
El uso de sobres con ventana transparente y otros formatos de sobres ISO estandarizados responde a un reglamento específico que debe ser cumplido estrictamente por las empresas que trabajan bajo esta normativa.
La Norma ISO 9001 establece los formatos permisibles para sobres destinados a correspondencias y comunicaciones, siendo los sobres con ventanas transparentes los más utilizados en casi todas las industrias y sectores.
Un sobre es una simple cobertura de papel, pero su importancia radica en la capacidad de asegurar la privacidad y protección de su contenido durante el transporte.
Usos de los diferentes formatos de sobres en la oficina
Ciertamente, las comunicaciones actuales con proveedores y clientes suelen desarrollarse por medios digitales, pero aún existen procesos de comunicación en los cuales se requiere la intervención de material físico.
Aunque se pueden enviar catálogos por email, no es posible enviar una muestra de producto como archivo adjunto en un correo electrónico. Lo mismo ocurre con documentos que utilizan firmas y sellos húmedos como facturas originales, contratos, etc.
Los sobres son parte de la identidad corporativa
Adicionalmente a su objetivo práctico y funcional, los sobre suelen jugar un papel importante dentro del la imagen corporativa desarrollada por una empresa, siendo clave para mostrar una imagen seria y profesional ante clientes y proveedores.
Aun cuando la mayoría de las comunicaciones de una empresa se hayan trasladado a los canales digitales, siguen existiendo momentos y situaciones donde se vuelve necesario el uso de papelería, y es cuando los sobres cobran protagonismo, ayudando a la generación de marca.
La mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, deberían cuidar seriamente su imagen corporativa, ya que es la imagen que muestran a clientes, proveedores, socios y colaboradores, todo lo cual tiene incidencia en la reputación que desarrolla durante su tiempo de actividad.
Todo producto recibido por un cliente, de parte de una marca o empresa que desee ser recordada de manera positiva, debe incluir el uso de sobres impresos con el logotipo utilizado por la organización, atendiendo a la identidad corporativa que ha sido pensada y planificada por un profesional del marketing.
